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项目经理如何做好会议管理?

日期:2020/2/21 11:17:36
摘要:我们先对会议走下分类,根据参会人员可否站立分为站会和非站会,甚至还有平板支撑会。干吗?让你累,让你经不起,就可以让会议足够高效!

一。本期话题

项目经理如何做好会议管理?

二,嘉宾分享

01

我们先对会议走下分类,根据参会人员可否站立分为站会和非站会,甚至还有平板支撑会,干吗?让你累,让你经不起,就可以让会议足够高效!

会议的准备。会议的召开和会议的结束

接下来讲的都是坐着的普通会议。

会议的目的

开会的目的是什么,不是为了凑在一起唠嗑,而是为了解决南海问题,同步信息等等。所有会议的召开都不是莫名其妙的,都有一期原因,也就是会议的目的。我们也要想一期。这个目的可否一定要通过开会才略达到,邮件英文怎么写可否能达到同样的效果,如果有其他方案尽量选择高效且有效的解数。

会议的准备

在确认了开会的目的后,然后就是要确认开会的参与人员,这需要考虑到为了达到会议目的需要咋样人参与,如果只是需要知道会议结果。在会议结束后的会议议程中抄送即可。然后就是会议议程,如下。是会议主持人台词来先说明开会的目的,到场的有那些人,然后按照会议议程逐个讨论会上大伙议事项。

然后就需要和参会人员确定空闲时空(现在有些会议软件已经能兆示员工的桌面日程安排了,就很大日本女人性开放程度上省了查问的时空),然后选一期大伙都可以的时空定于会议时空,然后发出会议邀请。会议邀请中要明确会议议程,会议时空地点。参会人员,会议大概持续时空(可选,不过可以保证会议尽量高效),如果在会议中有需要演示的材料也需要一并作为附件发出。

磨刀不误砍柴工。好的开始是成功的一半。

在濒临开会前1天,对于平时常常爽约的人(比如领导)可以再确认一期时空。

然后在会议召开前半个小时提醒大伙开会时空。

第三步,会议的召开

在到了开会召开时空但是人又不齐的时候,开始要开始会议,我们不能因为某几个人英语缺席而耽误大伙的时空,这也是告诉晚到的人会议不会等他俩,准时参会是他俩需要做到的。(如果是领导或者会议重要加入者就当我这段话没说)

在开会过程中,会议主持人台词需要保证大伙保持在会议的目的范围内,无须外延太多,如果外延的也是需要讨论的且需要多于5分钟时空,会议记录格式人员可以作为会议的后续事项记录下来。除去会议主持人台词要把握会议的快慢。让会议时空尽量控制在预期时空内,原因有两点:参会人员后面可能还有其他安排。编辑室后面的时空已经被其他人预订。

会议的结束

在会议结束时。会议主持人台词需要针对整个会议做简短的总结,包括确定了那些事项,还有咋样事项需要解决,待解决事项谁负责牵头。时空时空节点是什么。最后发出会议议程,即完成了整个会议过程。

公式:

1.开会+不落实=零

2.布置工作+不检查=零

3.抓住不落实的事+追究不落实的人=落实

三星开会准则

必有准备

必有主题

必有纪律

会前必有议程

必有结果

必有教练

必须守时

必有记录

凡是闭幕,必有事后蹑踪

02

这是一次没有背景没有案例的讨论分享,涉及的范围面和可衍生点非常广泛,也非常普遍并值得研究探讨。下属就顺着我个人英语看见这个题目之后的思路看法和大伙做一期交流:

理清一期与会议相关的方面:

按照本次讨论点“管理”切入来逐一阐释,我们忽略这个导图右边的基本说明或具体安排重点看左边:

明确你的定位,然后你才好在正确的时空采取正确的行动,我们认为是风雨同舟了主持与会议把控,并在一定日本女人性开放程度上可以裁断(另部分指会议有高层或兄弟部门或甲方爸爸在场,项目经理知情权弱化)

其次,管理原则个人英语认为需要做到四个明确:

2.1目的明确——会议目的一定要在会前通知即告诉,便于到会者做好相关议题考虑,做好致以意见的成熟思考,同时也是整个会议管理与控制的目标所在。明确的会议主题,可以提高会议效率避免浪费大伙时空,避免会后总结发现“白忙一场”,避免拿来主义。

2.2人员明确——邀请参加会议的人员需要与会议主题相关,还要注意层级,不同层级人员参会,对于会议的管理会有不同。

比方说是向下控制的会议。是因为具有一定领导权利相对管理容易,可能通过鼓励动员,不。默契或组织纪律的强调就能达到目的。

向上控制会议则相对难以控制,要充分尊重和考虑下层意见,还要需要慎重控制下层领导给会议造成的退出主题,延长时空等南海问题,在管控的过程中,需要注意措辞和解数方法,可能相对委婉,也需要注意引导时机。

兄弟部门或职能占重要中国在世界的地位的会议。一般涉及资源争夺或分工配合南海问题,则需要结合公司战略/规范/制度/领导体贴入微度等方面找准切入点英文去重点强调,必要的时候需要请高级别领导旁听助阵。必要时给与干预支持。

另外对于评审会主持词或南海问题解决会。还一定要有可裁断人员参加。如果会议讨论的本固枝荣。然后发现没人能够拍板做决定,这样大伙的讨论都无疾而终,不能真正解决南海问题并达到会议目的。

2.3议程明确——时空,代言人明确,有明确的顺序和限定时空,阐明每个议题的时空分配方案。便于讨论准备,即使在思维发散。没头脑和不高兴电影风暴的时候也可以帮助收敛回来。

2.4记录明确——一定要做会议记录格式,注明会议目的和会议讨论结果,对于会议明确并闭环的事项做记录归档。对于需要后续跟进的待办事项明确记录保人和下次跟进时空/截止时空。将会议记录格式重整好并分发与会人员进行确认(必要时可做工作签呈材料向未参与会议的领导做签呈)。防止会后瞬时记忆有误,产生权责纠纷。衍生出新的南海问题。

辅导员面试常见南海问题点及对应解决办法:

3/4.1缺少时空控制——对于一般的宣讲会等,代言人时空还好控制。不能控制好时空,主要见于讨论会上大伙。这个时候一期明确的会议议程表就非常重要。会议主持人台词/操纵者需要时刻体贴入微时空南海问题,言不尽意提醒大伙本项内容探讨截止。需要开始下一事项的讨论(言语致以上因参会者到会者而异)。

可能比较困扰大伙的是下层领导不遵守会议规则不受控。此时考验大伙相关方管理的技能就很重要了,要综合考虑领导的性格特点来提醒,或者再找准时机在讨论中绕回会议话题。我个人英语认为这种情况下需要做一定妥协。容许一定日本女人性开放程度的小联控,不彻底陨灭会议就满足吧。(那种整体搞不定又不顾及会议议题的领导,不适合作为会议参与人员中的最高层级领导者素质一起开讨论会上大伙,建议带上更高层级领导当令压制或者单独签呈)

3/4.2任务划分不明确——所有代办事项。需要明确的要素在会议准备工作时就应该做好要素条目。比方任务要求,保人,处刑人,完成日期/阶段用英语怎么说签呈日期。做一期制表格软件下载,会议上按制表格软件下载梯次确定并记录可以避免遗漏。

3/4.3偏离主题——一般也多见于讨论型会议,同3/4.1的时空控制类似方法。

3/4.4冲突解决——会议冲突不可逆转,尤其评审会主持词或南海问题解决会。在会议中,管控者需要注意鼓励大伙积极参与讨论,同时应该注意会议氛围翻译,必要时可以直接言语堵截,改制演讲者或者话题。

在一些需要明确的事件上发生意见不一致冲突时。一期至高经营管理者中国在世界的地位凸显,不管大伙什么意见,最终按经营管理者意见决定于准去执行。经营管理者应该在该事件上有权威或者层级或者领导力。或者投票决定等解数近水楼台先得月结论也可以。

对于无法那时明确的南海问题,可以在冲突加剧前予以抑制,结束讨论。并客观公正的记录各方意见,形成书面签呈文档通过意见方确认,向未参会的可管理层越发请示,会议做为遗留南海问题做好跟进闭环时空,有明确南海问题解决方案时及时通知。(对于反复会议一点都无法解决,且再升级请示都无人能拍板的事项,尽量躲避或者天真烂漫。无须再浪费会议时空和精力了)。

会议上如果产生过分冲突一发不可收拾,说明会议操纵者没有及时抑制矛盾加剧,会议是失利甚至影响恶劣的,要避免发生(如何避免?头里说过了,让他俩都Stop! Shut up!甚至冲突双方get out!或者大伙都get out会议另选时空举行)。

划重点——解决冲突时,会议操纵者一定要客观,避免龙蛇混杂个人英语倾向帮助一方“欺压”另一方。

有人的地方就有江湖,有江湖的地方就有纷争,整个会议管理实践中没有最好,仅有更好!大伙尽力做到相对好就是成功的。

之上这些当然说起来容易。做的合适做的好也并不容易,相信诸君大神都有自己的一套神通,仅供参考,布鼓雷门献丑了。感谢!

03

/ 我有话说 /

彭祥-上海-供应链p2pSCM:

“事先准备很重要

1,会议主题? 2,会议时空? 3。会议地点? 4,与会人员 5。言论顺序 6,会议记录格式 7,会议使用到的设备 8,会议使用到PPT等材料工具

主持人台词,不是固定大领导就是主持人台词,而是安排整个会议流程软件,把控会议主题。如果任由领导去言论。很容易把整个会议主题带偏。影响会议效率,耽误大伙时空。所以主持人台词的职责,严格把控会议主题与会议时空。

会议记录格式与会议总结也是非常重要。主要看什么会议,要是没头脑和不高兴电影风暴的会议,那么大伙发散思维,踊跃言论,这个时候会议工具就很重要;如果是主题会议那么就需要围绕主题。提醒。

最重要的会前的准备,会中的主持以及会后的总结。三个方面都做好,代表会议的成功。”

天津 Leo 焊材研发:

“1.要确定会议主题,2.确定相关人员,3.确定会议时空及持续时空。4.确定会议记录格式人员,5.主持引导会议,避免偏离会议主题,6.及时干预冲突,避免冲突升级;5.管理好没法达成共识的观点。若是必须有结果的议题,可以采用投票决定,或者让最高领导决定。6.会后及时发出会议记录格式,避免以后扯皮。会议记录格式里,针对各行动事项,要有领导,及跟踪时空。7.若有必要,确定下次会议的时空及议题。”

杨柳风-平顶山副本详细攻略-工商界:

“会议分好多种

1.需要大伙表决的。定裁断的。

2.技术议事的。定南海问题解决方案的。

3.通报告诉类的。

4.分解任务类的。 需要根据目的,合理策划安排。”

张昌帅-郑州-金融科技:

“高效的会议主持:

1,没有目的的会议是无意义的,所以要会前要明确会议目的

2。计划 创制会议讨论的范围 并通知相关人员

3,控制会议进程 最后做出决定

4,总结所有决定记录并记住每件事的负保人

会议中的党群关系:

1,团结与会人员:让有关人员发泄情绪,保持中立,让其他成员一同参加讨论,用事实说话

2,汇总与会人员的感受力:时刻保持常备不懈,控制会议方向,查查理解日本女人性开放程度。解释并核实

3,鼓励与会人员:保护弱者与强者,征询每个与会人员的意见,把建议记录下来,构建决议。”

Kerwin-成都-政务:

日常工作安排会,项目经理参与,安排好工作完成时空及领导。会后出会议议程即可 2,关键时空节点会议等重点会议,项目经理及邀请相关领导参与,会前先跟领导通通气,会议上快速梳理出争议点。借着大领导在的时候直接定下来。”

西北狼~南昌~IT:

提前做好会议准备 确定会议主题; 2,会议时空; 3,会议主持人台词;_4,会议干系人;5,会议地点; 6,会议期间,主持人台词做好会场纪律,做好会议议程; 7,围绕会议主题进行讨论。掌握好时空; 8,会后进行总结,并发邮件英文怎么写给会议干系人。 9。会议南海问题做好后期跟进;”

总结:

1.开会+不落实=零

2.布置工作+不检查=零

3.抓住不落实的事+追究不落实的人=落实

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